Outlookでメールをアーカイブする方法：ステップバイステップガイド

Outlookの受信トレイがいっぱいになると、管理が大変になることがあります。特に、すべてを削除したくないけれど、整理整頓もしたいという場合はなおさらです。メールをアーカイブすれば、メイン画面を乱雑にすることなく古いメールを簡単に保存できます。Windowsでもブラウザ版Outlookでも、やり方を詳しく解説します。ちなみに、やり方は簡単ですが、Outlookは予期せぬ動きをすることがありますので、いくつかコツを知っておくと便利です。

ステップ1: Outlookを開く

Windowsをお使いの場合は、まずOutlookアプリ（そう、あのデスクトップアイコンです）を開いてください。Web版Outlookをお使いの場合は、outlook.office.comにアクセスしてサインインしてください。アーカイブしたいメールが保存されているアカウントにログインしていることを確認してください。クリックする前に、正しいアカウントにログインしておくと、操作が簡単になる場合もあります。

ステップ2: アーカイブするメールを見つける

受信トレイまたは任意のフォルダ内を移動して、特定のメールを見つけます。「何ヶ月も放置されているけど、まだ削除したくないメール」と考えてみてください。プロのヒント：一括アーカイブしたい場合は、複数のメールを選択するには、Ctrl（CmdMacの場合は）長押ししながらメールをクリックします。ただし、受信トレイ全体を誤ってアーカイブしてしまうようなことがない限り、やりすぎには注意してください。

ステップ3: コンテキストメニューを開く

メールを右クリックします。そう、おなじみの右クリックです。設定によっては、様々なオプションを含むメニューがポップアップ表示されます。Outlook はここで少し変わっています。設定によっては「アーカイブ」オプションがすぐそこにあるのに対し、他の設定では「移動」または「フォルダーへ移動」の下を探す必要がある場合があります。「アーカイブ」がすぐに見つからない場合は、「移動」を探して、そこにフォルダーが表示されるかどうかを確認してください。多くの場合、フォルダーはその下に隠れています。

ステップ4: メールをアーカイブフォルダに移動する

「移動」をクリックするか、 「アーカイブ」が表示されている場合は直接選択します。手動で選択する場合は、フォルダー一覧からアーカイブフォルダーを探します。「アーカイブ」など、ご自身で名前を変更した名前になっている可能性があります。Outlookによって自動的に作成される場合もあれば、フォルダーペインで手動で作成する必要がある場合もあります。特にWebでは、通常は左側のフォルダー一覧に表示されます。

ステップ5: 移動を確認する

メールは受信トレイから消え、アーカイブフォルダに移動されるはずです。念のため、「アーカイブ」フォルダを開いてメールが残っているかどうかを確認してください。一部のユーザーから、一部のパソコンではアーカイブしてもメールが移動されないという報告があります。これはキャッシュの問題か、ちょっとした不具合の可能性があります。通常は、再起動するかフォルダを更新すると直ります。

ステップ6：複数のメールをアーカイブする

ここからが高速化です。Ctrlまたはで複数のメールを選択しCmd、右クリックして「移動」 > 「アーカイブ」を選択するか、アーカイブフォルダに直接ドラッグします。Outlook on the web では、大量のメールを選択すると動作が遅くなることがありますが、通常のメールであれば問題なく動作します。

受信トレイを整理するための追加のヒント

アーカイブが面倒に思える場合は、次の追加のヒントが役立つかもしれません。

メールを定期的にアーカイブする：受信トレイが未読メールの山にならないように、古いメールはアーカイブする習慣をつけましょう。後で探す必要があるかもしれないと思っても、必ずアーカイブしましょう。
アーカイブにサブフォルダーを作成する:仕事、個人、請求書などに関するものをアーカイブし続ける場合、フォルダーを設定すると、後で取得するのがはるかに簡単になります。
Outlookの検索機能を使いましょう：豊富なアーカイブを作成したら、キーワードや日付で検索することで、メールを素早く簡単に取得できます。Outlookの検索機能を初めて使う方は、ぜひ使いこなす方法をご覧ください。

よくある質問

アーカイブされたメールを簡単に取得できますか?

はい、アーカイブフォルダを開いて、検索するかスクロールして必要なものを見つけてください。Outlookの検索は、インデックスが混雑していると少し不安定になることもありますが、大抵は見つかります。

アーカイブ後のメールはどうなりますか?

受信トレイからメールは削除されますが、アーカイブフォルダに保存されたままなので、メイン画面が乱雑になることはありません。ただし、メールサーバーと同期するシステムをご利用の場合は、アーカイブされたメールがクラウド上に保存されている可能性があるため、ストレージの制限にご注意ください。

アーカイブできるメールの数に制限はありますか?

技術的には問題ありませんが、メールボックスの上限（設定によっては50GBなど）に達した場合、大量のアーカイブを行うと処理速度が低下したり、問題が発生したりする可能性があります。また、組織によっては保存とアーカイブに関するポリシーを設けている場合もありますので、その点にご注意ください。

結論

メールをアーカイブフォルダに保存しておくと、精神的に楽になります。受信トレイの管理が楽になり、必要な時に重要なメッセージにアクセスできます。Outlookでは、特に同期に時間がかかる場合など、多少の不具合が生じることがありますが、全体的にはこれで主要な手順は網羅されています。ただし、最初の試みで必ずしも完璧になるとは限りませんが、試してみる価値はあります。

まとめ

Outlookを開いてメールを探します
右クリックして移動またはアーカイブを選択します
アーカイブフォルダを選択してください
移動を確認し、そこにあるか確認する
一括アーカイブの場合は、複数のメールを選択して繰り返します

これで誰かの時間短縮になればいいのですが。なぜうまくいくのかは分かりませんが、ある設定ではすぐにうまくいったのに、別の設定では…あまりうまくいきませんでした。まあ、それがOutlookなんですけどね。