Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook: przewodnik krok po kroku

Zarządzanie zatłoczoną skrzynką odbiorczą w programie Outlook może być przytłaczające, zwłaszcza gdy nie chcesz usuwać wszystkiego, ale musisz też zachować porządek. Archiwizowanie wiadomości e-mail to dość prosty sposób na przechowywanie starych rzeczy bez zaśmiecania głównego widoku. Oto podsumowanie, jak to zrobić, niezależnie od tego, czy korzystasz z systemu Windows, czy używasz programu Outlook w przeglądarce. Spoiler: to proste, ale czasami Outlook rzuca kłody pod nogi, więc dobrze jest znać kilka sztuczek.

Krok 1: Otwórz program Outlook

Jeśli korzystasz z systemu Windows, zacznij od otwarcia aplikacji Outlook — tak, tej ikony na pulpicie. Jeśli korzystasz z Outlooka w sieci Web, przejdź do outlook.office.com i zaloguj się. Upewnij się, że jesteś na koncie, na którym znajdują się wiadomości e-mail, które chcesz zarchiwizować. Czasami łatwiej jest zalogować się na właściwe konto, zanim zaczniesz klikać.

Krok 2: Znajdź e-mail do archiwizacji

Przejdź przez skrzynkę odbiorczą lub dowolny folder, aby znaleźć konkretny e-mail. Pomyśl o nim jako o „tym, który leży tam od miesięcy, ale nie chcesz go jeszcze usunąć”.Wskazówka: jeśli chcesz masowo archiwizować, możesz wybrać wiele e-maili, przytrzymując Ctrl(lub Cmdna Macu) i klikając e-maile. Tylko nie przesadzaj, chyba że chcesz przypadkowo zarchiwizować całą skrzynkę odbiorczą.

Krok 3: Otwórz menu kontekstowe

Kliknij prawym przyciskiem myszy na e-mailu — tak, starym prawym przyciskiem myszy. W zależności od konfiguracji, pojawi się menu z różnymi opcjami. Tutaj Outlook może być trochę dziwny: w niektórych konfiguracjach opcja „Archiwizuj” jest tuż obok, w innych może być konieczne sprawdzenie pod Przenieś lub Przenieś do folderu. Jeśli nie widzisz od razu opcji „Archiwizuj”, sprawdź Przenieś i sprawdź, czy folder się tam pojawi — często jest tam schowany.

Krok 4: Przenieś wiadomość e-mail do folderu archiwum

Kliknij Przenieś lub bezpośrednio wybierz Archiwum, jeśli jest widoczne. Jeśli wybierasz ręcznie: znajdź folder archiwum na liście folderów — może nazywać się „Archiwum” lub jakkolwiek go zmieniłeś. Czasami Outlook tworzy go automatycznie; czasami musisz ręcznie utworzyć go w panelu folderów. Zwłaszcza w sieci, zwykle znajduje się na liście folderów po lewej stronie.

Krok 5: Potwierdź przeprowadzkę

Wiadomość e-mail powinna zniknąć ze skrzynki odbiorczej i trafić do folderu archiwum. Jeśli chcesz się upewnić, po prostu przejdź do Archiwum i sprawdź, czy wiadomość e-mail tam jest. Niektórzy użytkownicy zgłaszają, że na niektórych komputerach początkowo archiwizacja nie wydaje się przenosić wiadomości e-mail — prawdopodobnie problemy z buforowaniem lub drobne usterki. Zazwyczaj szybkie ponowne uruchomienie lub odświeżenie folderu rozwiązuje ten problem.

Krok 6: Archiwizuj wiele wiadomości e-mail

Tutaj jest szybciej: zaznacz wiele wiadomości e-mail za pomocą Ctrllub Cmd, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Przenieś > Archiwizuj lub przeciągnij je bezpośrednio do folderu archiwum. Czasami Outlook w sieci Web jest powolny, jeśli zaznaczysz tonę, ale w przypadku większości normalnych fragmentów działa dobrze.

Dodatkowe wskazówki dotyczące organizacji skrzynki odbiorczej

Jeśli archiwizacja wydaje się uciążliwym obowiązkiem, kilka dodatkowych wskazówek może okazać się pomocnych:

Regularnie archiwizuj e-maile: Nie pozwól, aby ta skrzynka odbiorcza zamieniła się w górę nieprzeczytanych rzeczy. Wyrób sobie nawyk wysyłania starych e-maili do archiwum — tak, nawet jeśli myślisz, że możesz ich później potrzebować.
Utwórz podfoldery w archiwum: Jeśli regularnie archiwizujesz materiały związane z pracą, sprawy osobiste, rachunki itp., utworzenie folderów ułatwi późniejsze odzyskiwanie.
Użyj wyszukiwania Outlooka: Gdy masz już bogate archiwum, wyszukiwanie według słów kluczowych lub dat sprawia, że pobieranie wiadomości e-mail jest szybkie i bezbolesne.Dowiedz się, jak opanować wyszukiwanie Outlooka, jeśli jesteś w tym nowy.

Często zadawane pytania

Czy mogę łatwo odzyskać zarchiwizowane wiadomości e-mail?

Tak, po prostu przejdź do folderu Archiwum, a następnie wyszukaj lub przewiń, aby znaleźć to, czego potrzebujesz. Czasami wyszukiwanie w Outlooku jest trochę niestabilne, jeśli indeksy są zajęte, ale zwykle tam dociera.

Co dzieje się z wiadomościami e-mail po ich zarchiwizowaniu?

Opuszczają skrzynkę odbiorczą, ale pozostają w folderze archiwum, więc nie zaśmiecają głównego widoku. Ale uważaj: jeśli używasz systemu, który synchronizuje się z serwerem poczty e-mail, zarchiwizowane wiadomości e-mail mogą być nadal przechowywane w chmurze, więc uważaj na limity pamięci.

Czy istnieje limit liczby wiadomości e-mail, które mogę archiwizować?

Technicznie nie, ale jeśli osiągniesz limit skrzynki pocztowej (np.50 GB w niektórych konfiguracjach), archiwizowanie dużych ilości może spowolnić działanie lub spowodować problemy. Ponadto niektóre organizacje mają zasady dotyczące przechowywania i archiwizowania, więc miej to na uwadze.

Wniosek

Przenoszenie wiadomości e-mail do folderu archiwum to ruch, który ratuje zdrowie psychiczne. Dzięki temu Twoja skrzynka odbiorcza jest łatwa w zarządzaniu, ale wszystkie ważne wiadomości są dostępne, gdy są potrzebne. Czasami spodziewaj się trochę dziwactw w Outlooku, zwłaszcza jeśli synchronizacja trwa chwilę, ale ogólnie rzecz biorąc, obejmuje to główne kroki. Pamiętaj tylko: nie zawsze jest to idealne za pierwszym razem, ale warto to zrobić.

Streszczenie

Otwórz program Outlook i znajdź swoje wiadomości e-mail
Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Przenieś lub Archiwizuj
Wybierz folder archiwum
Potwierdź ruch i sprawdź, czy jest tam
W przypadku archiwizacji zbiorczej wybierz wiele wiadomości e-mail i powtórz

Mam nadzieję, że to skróci komuś czas. Nie wiem, dlaczego to działa, ale na jednym sprzęcie działało od razu, na innym… nie za bardzo. Ale hej, taki jest Outlook.